Funciones y fórmulas

De Gestor de Publicaciones FAUSAC

Contenido

Definición de fórmula

En Excel una fórmula se refiere a una serie de argumentos que permiten realizar operaciones y obtener un resultado final. Habitualmente las fórmulas son directamente ingresadas por el usuario. En la siguiente figura se muestra la fórmula para obtener el resultado de la suma requerida.


Sintaxis de una fórmula.jpg

Definición de función

Una función es una fórmula preestablecida dentro del entorno de Excel. Habitualmente la sintáxis de la función está asociada con su resultado. Por ejemplo =POTENCIA(número,potencia) permite elevar un número base a un exponente determinado.

Existe un sin número de funciones en Excel dependiendo de la disciplina o categoría de conocimiento. En un lapso de tiempo corto, como un curso general de Excel es imposible estudiarlas en su totalidad. En su lugar se recomienda analizar la estructura del problema que se pretende resolver y encontrar aquella función que lo resuelva de manera satisfactoria y usando el principio de la parsimonia.

Posicionamiento relativo

Al realizar operaciones en Excel ya sea con funciones o fórmulas el posicionamiento que Excel define por defecto es el "relativo". Esto significa que para obtener el resultado final no se considerará la identificación de las celdas involucradas en el proceso. Únicamente se seguirán los movimientos a los cuatro puntos cardinales implicados en el cálculo.

Por ejemplo en el siguiente caso para obtener el resultado de la suma, tomando en cuenta que el resultado final se ubica en la celda B5, el posicionamiento relativo indica: De la posición actual regrese dos celdas y tome ese valor. Enseguida regrese una celda y sume su valor al considerado anteriormente. El resultado final será 12.

Las flechas azules de la figura indican las celdas involucradas en el cálculo y que obedecen al posicionamiento relativo. Cuando se copian contenidos de celdas, en realidad se están copiando posicionamientos relativos si hay fórmulas o funciones involucradas.


Definición de posicionamiento relativo.jpg

Posicionamiento absoluto

Cuando en el proceso de copiado de una función o fórmula desde una celda a otras, se requiere que una celda, fila o columna en particular permanezca fija para obtener un resultado satisfactorio, estamos ante un caso de posicionamiento absoluto.

El posicionamiento absoluto para una celda en una fórmula por ejemplo se consigue agregando símbolo de dólar: $, tanto a la fila como a la columna. Si el interés es solamente fijar una fila o una columna, éste símbolo se agrega al número o a la literal respectivamente.

En la figura siguiente se ha colocado posicionamiento absoluto a la celda E2 que contiene el tipo de cambio para que al momento de copiarla a todas la celdas que relacionan las cantidades a convertir, las operaciones de multiplicación se realicen adecuadamente.


Ejemplo de posicionamiento absoluto.jpg

Vídeo sobre posicionamiento relativo y absoluto


Funciones anidadas

Se dice que una función es anidada, cuando uno o más de sus argumentos corresponden a otra función. Se emplean cuando la cantidad de operaciones para resolver un problema requiere una secuencia determinada y relacionada.

En el siguiente ejemplo la función RAIZ tiene como uno de sus argumentos a la función POTENCIA. Por ello se dice que se trata de una función anidada.

Ejemplo de función anidada para raiz cuadrada y potencia.JPG

Ejemplos de uso fórmulas y funciones anidadas


Modelos de uso de funciones

Uso de la función BUSCARV

La función BUSCARV es muy interesante ya que ahorramos tiempo y trabajo a la hora de realizar una búsqueda. Permite buscar en una tabla de datos un determinado concepto ó valor, teniendo en cuenta el valor a buscar, la matriz donde se buscará dicho valor, la posición de la columna en que se encuentra el valor buscado y la coincidencia aproximada o exacta. (En la mayoría de nuestros ejemplos optamos por la coincidencia exacta). Considérese el siguiente ejemplo sobre variables asociadas a comunidades de Alta Verapaz, Guatemala.


Tabla comunidades Alta Verapaz.png


Para este ejemplo utilizaremos en primer lugar la función ALEATORIO.ENTRE, que devolverá el número aleatorio de acuerdo a un rango especificado. Se escribe el número inferior, seguido del número superior.


Fbv1.jpgw1.JPG


Con los números aleatorios de la matriz, se inicia la búsqueda con la función BUSCARV. En este caso se ubicará el nombre de las comunidades que tengan los números aleatorios.


Fbv2 optw2.JPG


Después de ingresar los valores necesarios para realizar la búsqueda se obtiene el siguiente resultado. Puede observarse que aparece el nombre de la comunidad con el número, y bastará arrastrar este valor para que aparezcan los nombres de las comunidades subsiguientes dependiendo del número.


Bv3 opt (1)w3.JPG

Uso de la función BUSCARH

Uso de la función SI

Los argumentos de la función SI involucran en principio una prueba lógica. De resultar verdadera se ejecuta determinada acción, y si resulta falsa otra acción distinta.

La sintaxis general es: =SI(prueba lógica,[valor si verdadero], [valor si falso])

El primer caso de ejemplo busca agrupar al campo "salario" en dos grupos de la siguiente manera:

  • Bajo: <=30,000
  • Medio-Alto: > 30,0000

La siguiente figura muestra cómo escribir la sintaxis de la función SI para lograr ese propósito:


Función SI.jpg


El resultado es la asignación de etiquetas en la columna H dependiendo de la magnitud del salario:


Resultado Función SI.jpg


El segundo caso de ejemplo busca agrupar al campo "salario" en tres grupos de la siguiente manera:

  • Bajo: <=30,000
  • Medio: <= 70,0000
  • Alto: >70,000


Función SI anidada.jpg


El resultado es la asignación de etiquetas en la columna H dependiendo de la magnitud del salario, en tres grupos:


Resultado Función SI Anidada.jpg


Uso de la función SUSTITUIR

Cuando se trabaja con bases de datos importadas de otros programas, o bien, serán exportadas generalmente se convierten de un formato a otro por lo que este cambio tiende a generar en la base de datos cambios de algunas letras y estas van a ser caracteres que no son reconocidas en el subsecuente programa al que se importa o exporta.

Uno de los caracteres mas frecuentes en presentar inconvenientes, es la tilde. Por medio de la función SUSTITUIR una vez identificados los caracteres no reconocibles es inmediato convertirlos al carácter deseado.

La función SUSTITUIR reemplaza un texto existente con un nuevo texto dentro de una cadena.

Note que la función cuenta con tres argumentos obligatorios y uno opcional.


FUNCIONSUS.png


Texto: La cadena de texto original

Texto_original: Texto que se desea sustituir

Texto_nuevo: Texto con el que se reemplazarán las ocurrencias de Texto_orignial

Núm_de_ocurrencia: La ocurrencia específica de Texto_original que se desea reemplazar. Si se omite se reemplazarán todas las ocurrencias.===



Ejemplo de la función SUSTITUIR

Con el fin de ejemplificar el uso de la función sustituir se utilizara el archivo Archivo:Censo2002.xls

Como puede observar en el siguiente fragmento del archivo censo 2002 en el campo "subcuenca" los nombres de algunas palabras aparecen con caracteres extraños, debido a que esta base de datos fue importada de otro programa. Por lo que para analizar los datos se necesita que las palabras estén escritas correctamente.

FRAGMENTOSUS.png


1. En la celda T2 de la hoja está el nombre que se desea modificar que es RÝo Guacalate y en la celda T3 se utilizara la función =SUSTITUIR(T2, “Ý”, “í”) En esta fórmula se ha omitido el cuarto argumento siendo opcional, por lo que todas las ocurrencias del carácter acentuado “Ý” serán reemplazadas por carácter “í”.


Sustituir 2.png


Función SUSTITUIR anidada

Como se observo en el campo "Subcuenca" existen más un carácter extraño, siendo estos las vocales con tilde por lo que sera necesario sustituir cada uno de los caracteres raros por la vocal correspondiente y con tilde.

utilizando la función SUSTITUIR cinco veces en una misma (función anidada) para lograr que el nuevo campo "subcuenca1" contenga las características deseadas para la manipulación de los datos.

Nota Aclaratoria. Cabe resaltar que se pueden sustituir las veces que sea necesario siempre y cuando las versiones del Office sea de 2007 en adelante. Si la version Office es 2003 hacia abajo unicamente se puede introducir hasta siete veces la funcion.

Realizando este proceso de la siguiente manera:


Sustituir3.png


Y como resultado tendremos una base de datos libre de errores.


Sustituir4.png


Vídeo sobre el uso de la función ALEATORIO



Libro de Texto de Cómputo I/

Herramientas personales