Tablas dinámicas

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Tablas Dinámicas

Una de las ventajas de utilizar las bases de datos utilizando Microsoft Excel es las de poder insertar tablas dinámicas, también conocidas como tablas de contingencia.

La tabla dinámica permite visualizar el resumen de información mediante la manipulación de los campos (títulos de columna) según la posición en que se ubican en el área de campos logrando con esto organizar la información conforme la necesidad del usuario.

El archivo a manipular en el ejemplo de este artículo puede ser descargado haciendo clic en ventas.

La siguiente Figura es una porción de la base de datos del archivo a manipular. En la misma se puede visualizar que la primera fila corresponde a los campos de la base de datos.


Base de datos.JPG


La base de datos corresponde a la reventa de un insumo o herramienta agrícola por parte de diferentes vendedores que obtienen ganancias por dicha actividad.

Creando una tabla dinámica

Una tabla dinámica se crea mediante la “pestaña Insertar”, haciendo clic en el “botón tabla dinámica” (vea bordes color rojo).


Insertar.JPG


Al realizar la acción anterior, se desplegará la “ventana crear tabla dinámica”


Crear tabla.JPG

En esta ventana el usuario debe de cerciorarse que la opción rango contenga todas las celdas de la base de datos que se desean analizar, si no fuera de esta manera, haciendo clic en el botón seleccionar (rodeado con borde color azul) se debe seleccionar la base de datos completa.

Se recomienda que el informe de tabla dinámica se genere en una nueva hoja de cálculo. Para terminar de crear la tabla dinámica haga clic en el botón aceptar.

La tabla dinámica

Esta se constituye de tres componente siendo estos:

Campos

Estos son los títulos de columnas que contienen los datos cualitativos o cuantitativos que forman la base de datos.

Área de campos:

Es aquí donde se arrastran haciendo clic con el mouse los campos y dependiendo su posición de las 4 posibles áreas, así será el resumen de información observado.

Resumen de la información:

En esta sección se observa el resultado de la información según la posición de los campos en el área de resumen.


Tabla dinamica creada.JPG

Ejemplo:

Se desea saber cuál de los vendedores ha realizado la mayor cantidad de ventas del insumo fertilizante B.

Solución al ejemplo:

Para realizar esto es necesario arrastrar el campo “ventas” al área suma de valores utilizando el mouse.


Area suma de valores.JPG

De la misma manera arrastramos utilizando el mouse

  • al campo “usuario” al área etiquetas de filas y
  • el campo “producto” al área etiquetas de columna.


Area etiquetas.JPG

Realizando lo anterior se observara en el “componente resumen de la información” lo siguiente:


Resumen de la info.JPG

Sera necesario realizar un filtro donde se indique que solo se desea visualizar el insumo fertilizante B, esto en etiquetas de columna dentro del componente resumen de información.


Filtro de insumo antes.JPG

Como se muestra en la siguiente figura, deberá deseleccionar todo y solo seleccionar el insumo fertilizante B.


Filtro de insumo.JPG

Realizando lo anterior se obtendrá el siguiente resultado en el componente de resumen de la información:


Resultado.JPG

Como se observa en la figura anterior no es un solo vendedor el que ha realizado la mayor venta del insumo fertilizante B.

Son 3 vendedores que se encuentran en el primer lugar de ventas. Estos son: Alberto, Carlos y Roberto con 1550.00 quetzales.

  • Otros usos que se le pueden dar a una tabla dinámica son los siguientes:


Al realizar una tabla dinámica el usuario puede tener resultados como: promedios, conteos, máximos, mínimos, varianzas, entre otros cálculos de un campo cuantitativo.


Una de las grandes utilidades de una tabla dinámica es generar conteos a partir de variables cualitativas o de variables cuantitativas discretas.


Estos resultados en una tabla dinámica pueden modificarse y visualizarse instantáneamente conforme se cambie de ubicación los campos involucrados en el área de campos.

Agrupar tabla dinámica por fechas

Otra ventaja de las tablas dinámicas es la facilidad para agrupar registros históricos de cualquier índole, especialmente cuando se tienen fechas y se necesita resumir o clasificar la información ya sea anual, semestral, trimestral o mensualmente etc.

El archivo a manipular en el siguiente ejemplo de este artículo puede ser descargado haciendo clic en ----- .

Ejemplo de la herramienta AGRUPAR

En el siguiente ejemplo se busca determinar en que mes ha generado mayor ingreso el producto 1.


Se puede observar en el siguiente segmento del archivo que entre los campos se tiene el de "Fecha de Pedido" el cual sera objeto de agrupación.


Agrupar1 opt (1).png


1. Como primer paso se debe insertar una tabla dinámica.


2. Seguido seleccionar el campo "Fecha de Pedido" en el panel de la tabla dinámica. y se observa que automáticamente este se coloca en el área de Etiquetas de Filas.


Agruparetiquetasdefila.png


3. Seleccionar al menos un dato de los registros de fecha para luego hacer clic en el menú HERRAMIENTAS DE TABLA DINÁMICA y ubicar el botón AGRUPAR.


Agruparherramienta.png


4. Hacer clic en el botón AGRUPAR que desplegara una lista de opciones y se selecciona la opción AGRUPAR SELECCIÓN ya que previamente se selecciono en el área del resumen un registro como se indica en el inciso 3.


Agruparseleccion.png


5. Seguido aparece la siguiente ventana Agrupar y como es de esperar tiene varias opciones para agrupar los datos referentes a las fechas. seleccionamos la opción Meses.


Agruparmeses.png


6. Ahora se tienen todas las fechas agrupadas en 12 meses sin importar el año.


Agrupar12meses.png


7. Y por ultimo seleccionamos el campo "Producto" el cual tiene únicamente 10 productos y lo colocamos en el área de Etiquetas de Columna, colocando en el área de suma de valores el campo "Ingresos".


Agruparcampos.png


Esto con el fin de cumplir con las características de una tabla de contingencia y ademas con el principio de que en una tabla de datos siempre deben haber mas filas que columnas.


Agruparmayo.png


Como respuesta a la cuestionante del principio: El mes en que el producto 1 genera mayor ingreso es mayo.

Vídeo sobre Tablas Dinámicas


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