Validación de datos

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Importancia de la validación de datos

La calidad de una tabla de datos está en función de un adecuado registro de la información. Si en el proceso de captura no se imponen reglas para el registro seguramente se encontrarán numerosos errores. Si por ejemplo el propósito es guardar datos de edad en una tabla sin reglas y existe un individuo con edad 20. Es posible que se cometa una equivocación y se escriba 200 en lugar de 20.

La validación en Excel permite restringir el rango de datos que se permitirán, o bien que se elijan de una lista determinada en forma exclusiva, entre otros.

Para usar la validación de datos se sigue la ruta: Pestaña "Datos" y botón "Validación de datos". Los criterios de validación que Excel permite son los siguientes:

Criterios de validación en Excel.JPG

Validación con números

El proceso de validación inicia con la selección de un rango de celdas de interés. En la siguiente figura se muestra que se ha seleccionado el rango de celdas correspondientes al campo "thogar".


Selección de rango para validación.JPG


A continuación se sigue la ruta "Inicio" / "Validación de datos" y se elije el criterio "Número entero". En este ejemplo solamente se aceptarán valores entre 1 y 15 exclusivamente. Note en la siguiente figura cómo se define este criterio.


Criterio de rango de número en validación.JPG


Para mejorar el proceso de captura de datos es posible agregar mensajes que ayuden al usuario a ingresar los valores deseados. En la figura siguiente puede verse que los usuarios recibirán un mensaje que le indica el rango de valores aceptados en la celda.


Mensaje de entrada en la validación de datos.JPG


Es muy probable que los usuarios que captura los datos no lean el mensaje de ayuda. En este caso Excel permite desplegar un mensaje de error. En la figura siguiente se muestra en tipo de mensaje que detiene la captura de datos hasta que se consigue ingresar el valor correcto. En este caso un valor entre 1 y 15.


Mensaje de error en la validación.JPG



Al cerrar la ventana de validación todas las celdas del rango seleccionado al inicio sufren cambios. En la figura se muestra el mensaje que recibe el usuario antes de ingresar datos.


Mensaje desplegado en celdas para validación.JPG


Si el usuario ignora el mensaje que orienta el rango adecuado de datos a capturar, no le será posible ingresar valores. En este caso verá un mensaje de error como se muestra enseguida.


Mensaje de error al incumplir los criterios de validación.JPG

Validación usando listas

Rodear con círculos datos no válidos

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